Dans un contexte post-confinement lié au Coronavirus, la communication en interne avec le personnel se doit, plus que jamais, d’être structurée pour redonner le cap, mobiliser et rassurer, toujours en cohérence avec la communication externe… et ceci plus encore lorsque l’entreprise doit faire face à des difficultés imprévues. Véronique Pernin, fondatrice de VP Strat, nous livre son éclairage.
Redonner rapidement une vision d’avenir au personnel lors du retour au travail
La crise du Covid 19, le confinement et les règles de distanciation ont bousculé les habitudes du personnel dans les entreprises. Certains ont apprécié le confinement autour d’une nouvelle organisation de travail et de vie, d’autres l’ont vécu avec angoisse. Certains ont pris leurs distances, d’autres avaient hâtes de retrouver leur lieu de travail. Et maintenant ?
Post-confinement, le retour au travail s’organise avec ses règles sanitaires, l’entreprise, reprend progressivement ses projets et ses évolutions, parfois là où elle les avait laissés. Elle doit s’adapter ou se réinventer. Le confinement a obligé les entreprises dans de nombreux secteurs à accélérer leur transformation digitale et à travailler autrement. Plus que jamais le contexte actuel appelle à un besoin de se retrouver et de re-fédérer les équipes.
Les premières retrouvailles sont l’occasion de faire le point sur comment chacun va et a vécu cette situation hors-normes : « déposer les bagages pour pouvoir avancer » comme diraient certains psychologues. Et dans la foulée, il faut expliquer la manière dont le travail va se réorganiser à la fois d’un point de vue pratique (et sanitaire désormais), mais aussi d’un point de vue stratégique.
Pour la direction générale, l’objectif crucial est de refixer le cap, qui est si essentiel au développement et à la pérennité de l’entreprise. Ce sont les orientations stratégiques ajustées ou nouvelles qui doivent permettre de resouder les équipes : « Il n’y a pas de bon vent pour qui ignore son port » (Sénèque).
Comme toujours, il n’y a pas de règle absolue quant aux moyens : à chacun sa communication selon ses objectifs, sa situation, et le type d’organisation. Mais pour beaucoup d’entreprises, quelles que soient leur taille, cela passe par un message de la direction générale auprès de l’ensemble du personnel pour remobiliser les hommes et les femmes qui sont au cœur de l’entreprise.
Un plan plus opérationnel et qui détaille les prochaines étapes peut être communiqué à l’encadrement dans un 2è temps pour que les managers puissent démultiplier et accompagner l’information auprès des collaborateurs, avec un FAQ dédié pour répondre aux questions.
Les moyens de communication interne pour ce faire sont multiples et souvent s’additionnent selon la taille de l’entreprise : message du Président par visioconférence, email, réunions en équipes, powerpoint et FAQ dédié pour l’encadrement, et plateformes collaboratives permettant de gérer les différents cercles de communication comme WorkPlace sur Facebook, Trello, Slack, ou Asana…
Une communication interne encore plus structurée et séquencée lors des situations spéciales
Un grand nombre d’entreprises ont subi un ralentissement brutal pendant plusieurs mois du fait du triptyque : crise sanitaire, grèves liées aux retraites, et blocages des gilets jaunes… Que se passe t’il si le nouveau plan stratégique inclut d’avoir à faire face à des difficultés nouvelles, voire d’envisager une procédure collective (sauvegarde, redressement judiciaire…) ou un adossement.
En cas de difficultés avérées ou à prévoir, la situation se complique. Il ne faut jamais oublier que derrière l’entreprise, il y a des femmes, des hommes, et des familles, que l’inquiétude va gagner rapidement et qui s’ajoute à plusieurs mois de crise sanitaire déjà anxiogène.
Sur le plan de la communication externe, les événements récents apportent une justification assez évidente aux difficultés rencontrées. La communication interne reste délicate. Il est absolument nécessaire d’expliquer la situation, préserver les talents (fonds de commerce de l’entreprise), et accompagner les éventuels départs ou licenciements avec des mesures d’aides annoncées.
Maîtriser les messages stratégiques et éviter l’effet fake news
Pour maitriser les messages stratégiques et éviter les rumeurs et fake news qui peuvent survenir en situation spéciale, la communication interne doit être :
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Cohérente avec la communication externe : communications interne et externe sont intimement liées et doivent être mises en œuvre quasiment en simultanée pour garder la maitrise.
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Structurée : autour d’un discours de vérité (la direction générale s’engage) et d’une approche méthodique à la mesure de la crise(diagnostic et réflexion stratégique, veille médias & digitale pour réagir en temps réel, constitution d’une cellule stratégique intégrant des conseils restructuring pour faire face aux difficultés…).
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Séquencée : le point de départ de toute communication en situation spéciale est le CSE au cours duquel le projet (procédure, reprise) sera présenté aux représentants du personnel. C’est à partir de ce moment que l’information va devenir publique autant en interne qu’en externe (sauf fuites en amont à traiter en « réactif »). Les communications internes et externes – parfaitement cohérentes – doivent donc être préparées en amont, puis seront mises en œuvre post-CSE. Elles évolueront ensuite en fonction de l’évolution de la situation. Pour les repreneurs aussi il faut anticiper la communication après du personnel repris.
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Segmentée selon les cibles : à un message « tronc commun » pour expliquer la situation en interne comme en externe, peuvent s’ajouter des messages spécifiques et dédiés (ex : que dit-on à l’encadrement ? aux sites non maintenus ? et aux sites maintenus ?). Les circuits et moyens de communication seront également adaptés : zooms/teams, powerpoints et FAQ pour l’encadrement, messages aux différents cercles internes via plateforme collaborative, emails…
Dans un environnement général en profonde mutation (accélération de la digitalisation, modèles de consommations nouveaux, pandémie mondiale etc.), la communication interne est plus que jamais une pièce maitresse pour affronter les défis du rebond et de l’avenir.
Par Véronique Pernin
